Sicher kam auch in eurem Verein schon öfters die Frage auf, wie ihr euch digital austauschen könnt. Die aktuelle Situation, in der die Corona-Verordnungen Zusammenkünfte in Vereinen verbieten, macht dies jedoch zu einer absolut drängenden Frage. Das Vereinsleben soll ja schließlich nicht komplett stillstehen. Zumal zum jetzigen Zeitpunkt ein Ende der Einschränkungen noch nicht absehbar ist. Daher sind Videokonferenzen ein willkommenes Mittel um Besprechungen zu organisieren, Sitzungen virtuell abzuhalten oder gänzlich neue Formate für den Verein zu entwickeln. Doch schon bei der Auswahl des passenden Anbieters fangen die Schwierigkeiten an.

In den letzten Wochen wurde beispielsweise der Anbieter Zoom sehr populär. Nachdem er von vielen Seiten empfohlen wurde, kamen jedoch erste Berichte über Probleme bei der Sicherheit. Und je mehr Menschen genauer hinschauten, desto mehr Probleme traten zu Tage. Aber heißt das jetzt, dass man Zoom nicht mehr verwenden sollte? Und was nimmt man dann stattdessen? Einen freien Jitsi-Server oder doch besser einen anderen kommerziellen Dienst wie Microsoft Teams? Oder einfach das was man eh schon aus dem privaten Umfeld kennt, also zum Beispiel Skype oder WhatsApp Videoanrufe?

Dieser Beitrag gibt euch Antworten auf diese Fragen und zeigt euch, wie ihr einen für euren Verein passenden Anbieter auswählt. Vorab sei schon mal so viel gesagt: den einen perfekten Anbieter für alle Gegebenheiten und Zwecke gibt es leider nicht. Es hängt von eurem Verein, dem Einsatzgebiet in eurem Verein und auch euren persönlichen Präferenzen ab, bei welchem Anbieter ihr am Ende landet. Daher habe ich an dieser Stelle auch ganz bewusst keine Checkliste mit allgemeinen Prüfkriterien erstellt. Denn wenn man eine solche Checkliste neben die gängigen Anbieter legen würde, gäbe es immer Abstriche bei dem ein oder anderen Punkt. Daher ist es wichtig, dass ihr einen für euch passenden Anbieter auswählt.

Die Urlaubs-Analogie

Um das besser zu erklären, möchte ich euch mit auf eine Reise nehmen. Beziehungsweise mehrere mögliche Reisen. Stellt euch vor, ihr wollt in den Urlaub fahren. Ja, ich weiß, in Zeiten von Kontaktverboten und Ausgangsbeschränkungen ist das leider eine sehr ferne Vorstellung. Aber trotzdem. Stellt euch also vor, ihr wollt in den Urlaub fahren. Wie würdet ihr da vorgehen? Eine Suchmaschine eurer Wahl befragen und nach dem einen perfekten Urlaubsort suchen? Sicherlich nicht. Ihr habt ja eure Präferenzen und wisst zumindest so ungefähr was ihr wollt. Also eher irgendwo ins Warme, ans Meer oder lieber in die Berge mit möglichst wenig Zivilisation? Und wollt ihr lieber entspannen oder wandern gehen? Abhängig von den Rahmenbedingungen und euren Wünschen werdet ihr auch eine passende Unterkunft aussuchen. Also ein Hotel mit großzügiger Ausstattung oder eher eine einfache Unterkunft für ein paar Nächte und dann zieht ihr weiter? Den einen Ort mit der einen Unterkunft wo sich alle in ihrem Urlaub wohlfühlen gibt es schließlich nicht.

Und das ist nicht anders wenn ihr euch für digitale Dienste entscheidet. Es gibt inzwischen eine doch recht unübersichtliche Auswahl von Anbietern und Tools die man erst mal überblicken muss. Da gibt es sicher bessere und schlechtere. Und ganz schlechte, die man wie ein schlechtes Hotel, gar nicht empfehlen würde. Aber den einen perfekten Anbieter gibt es nicht. Auch wenn manche Anbieter das vielleicht von sich behaupten mögen. Aber so wie ihr bei der Urlaubsplanung eine ungefähre Idee habt wo ihr mit eurer Recherche startet, so ist es hier auch. Man kann die Möglichkeiten schon mal grob vorsortieren. Und abhängig davon was euch wichtig ist, wisst ihr in welcher Ecke ihr euch bewegt.

Die verschiedenen Systeme für Videokonferenzen würde ich mal als Inseln darstellen. Inseln deshalb, da ihr euch für einen Anbieter festlegt und man in aller Regel nicht von einem zum anderen Anbieter telefonieren kann. Als Verein legt ihr also fest wohin es geht und alle Teilnehmenden eurer Konferenz müssen dann zu dem Anbieter. Aber ähnlich wie bei echten Inseln, auf die wir potentiell in Urlaub fahren würden, kann man auch hier Inselgruppen bilden. Die Inseln einer Gruppe sind natürlich nicht identisch und austauschbar, aber jemand der auf der einen Inseln keine passende Unterkunft findet, überlegt vielleicht auch auf der Nachbarinsel zu schauen. Und wenn einem ein bestimmter Anbieter für Videokonferenzen nicht passt, dann schaut man sich einen ähnlichen Anbieter an.

Die Karte der Möglichkeiten

Hier ist mein Versuch einer „Weltkarte“ der aktuell gängigen Anbieter für Videokonferenzen:

Übersicht aktuell gäniger Systeme von Videokonferenzen

Die Karte kann man erst einmal ganz grob in proprietäre Anbieter und freie Software unterteilen. Proprietäre Anbieter wie Zoom oder Skype sind euch wahrscheinlich gut bekannt, da die jeweiligen Firmen eine Menge Arbeit in die Pflege ihrer Marke und den dazugehörigen Marktauftritt stecken. Von freier Software wie Jitsi habt ihr aber vielleicht auch schon mal gehört.

Proprietär bedeutet grob gesagt, dass der Hersteller der Software die Nutzung der Software in einer Weise einschränkt, wie es seinem Geschäftsmodell dient. Es handelt sich bei proprietärer Software also in der Regel um ein kommerzielles Produkt, dass zumindest in einem Teil der angebotenen Varianten kostenpflichtig ist. Freie Software, oft auch Open Source Software genannt, kann von allen Menschen unentgeltlich und weitestgehend ohne Einschränkungen genutzt werden. Es gibt also insbesondere keine Nutzungsgebühren und es gibt die Besonderheit, dass man die Software selbst an seine Bedürfnisse anpassen kann. Vielen Menschen sind die Werte die dahinter stehen wichtig und für sie kommt daher eine proprietäre Software nicht in Frage. Das ist insbesondere bei Vereinen die in ihrem Vereinszweck ähnliche Werte leben oft der Fall.

In der folgenden Übersicht, könnt ihr euch durch die einzelnen Inselgruppen klicken und mehr über die jeweiligen Systeme und Anbieter erfahren:

Es gibt verschiedene freie Softwareprojekte, die Videokonferenzen ermöglichen. Am populärsten sind derzeit wohl Jitsi, BigBlueButton und Nextcloud Talk. Alle drei Systeme brauchen einen zentralen Server, den man allerdings selbst betreiben kann. Dafür benötigt man ein Server-System mit schneller Internetanbindung und das technische Know-how um so etwas zu installieren.

Jitsi ist ein System speziell für Videokonferenzen. Man erstellt per Knopfdruck einen Raum und lädt mögliche Teilnehmende ein, indem man ihnen den Link zum Raum schickt. Verbinden kann man sich einfach mit dem Webbrowser, wobei Google Chrome oder der freie Chromium wohl am besten funktionieren. Mozilla Firefox funktioniert meistens auch ganz gut. Für Mobilgeräte mit iOS oder Android, gibt es die Jitsi Meet App.

Bei Jitsi fließen die Daten entweder direkt zwischen zwei Teilnehmenden einer Videokonferenz oder, bei mehr als zwei Teilnehmenden, über den Server auf dem man sich auch anfangs angemeldet hat. Um Probleme mit Firewalls zu umgehen, kommen in der Standardeinstellung allerdings Server von Google als Umleitungspunkte für die Datenströme (sogenannten STUN-Server) zum Einsatz. Und bei den Apps für mobile Endgeräte sind externe Analysedienste eingebunden. Hier ist also Vorsicht geboten, denn auch wenn man einen eigenen Server betreibt, hat man nicht automatisch alles unter der eigenen Kontrolle.

BigBlueButton ist derzeit nicht ganz so populär wie Jitsi, wird aber oft als Alternative genannt. Es ist eher für größere Gruppen gedacht und kommt oftmals in Lernumgebungen wie Moodle zum Einsatz. Mit der Greenlight-Erweiterung, die Teil von BigBlueButton ist, kann man aber auch einen Server für unabhängige Videokonferenzen erstellen. Man benutzt BigBlueButton ebenfalls über Chrome (bzw. Chromium) oder Firefox als Webbrowser. Eine eigene App für Mobilgeräte gibt es nicht. Man kann jedoch die Moodle-App verwenden, wenn BigBlueButton in einen Moodle-Server integriert ist.

Vorsicht muss man jedoch auch bei dieser Lösung walten lassen. In der Standardeinstellung werden bei BigBlueButton wohl alle Sitzungen automatisch aufgezeichnet, was so natürlich nicht datenschutzkonform ist. Auch hier ist also notwendiges Feintuning angesagt. Insgesamt jedoch eine interessante Alternative, die vor allem durch die Integration in Lernumgebungen punktet. Und auch im Einzelbetrieb wird BigBlueButton aktuell immer populärer.

Nextcloud Talk ist eine Erweiterung der vielgenutzten Nextcloud-Software, mit der man eine eigene Cloud mit unter anderem Dateiablage, Kalender und Kontakten für den Verein erstellen kann. Es gibt eine Talk-App für Mobilgeräte mit iOS und Android. Auf dem PC nutzt man es ebenfalls über den Webbrowser. Wenn man schon eine Nextcloud hat, ist die Integration ein klarer Vorteil. Der große Nachteil an dem Talk-Plugin ist allerdings, dass es nur für eine geringe Zahl an Teilnehmenden funktioniert. Da die Nextcloud hier nur für den Verbindungsaufbau zuständig ist, fließen die Daten immer direkt zwischen den Teilnehmenden. Das wird ab etwa acht Personen mit Audio- oder vier Personen mit Videoverbindung kritisch. Daher kann man Nextcloud Talk nicht ohne Weiteres für größere Gruppen verwenden. Aus diesem Grund gehe ich im Folgenden auch nicht weiter darauf ein.

Das Betreiben eines eigenen Videokonferenz-Servers ist wohl nur für die wenigsten Vereine eine Option. Knackpunkt ist vor allem, dass man das technische Know-how hierfür braucht. Im Idealfall sollten sich mehrere Aktive des Vereins hiermit auskennen, so dass man nicht von einer einzelnen Person abhängig ist.

Daher kann es für viele Vereine eine sinnvolle Alternative sein, eine Firma gegen Bezahlung mit dem Betreiben eines Vereins-Servers zu beauftragen. So wie die meisten Vereine ihre Homepage bei einem externen Hosting-Provider haben, gibt es auch Anbieter für andere Dienste wie Videokonferenzen. Dabei kommt dann eine freie Software wie Jitsi oder BigBlueButton zum Einsatz, allerdings wird der technische Betrieb als Dienstleistung ausgelagert.

Wenn man einen solchen Dienstleister in Anspruch nimmt, spielt der Datenschutz eine größere Rolle. Daher sollte man den Anbieter sorgfältig auswählen und einen Vertrag zur Verarbeitung im Auftrag mit dem Anbieter abschließen. Damit erhaltet ihr als Verein die rechtliche Hoheit über „euren“ Videokonferenz-Server und könnt ihn in Sachen Datenschutz weitestgehend wie einen eigenen Server behandeln.

Als Beispiele für solche Anbieter seien an dieser Stelle die Anbieter moodleCloud für BigBlueButton und meetrix für Jitsi genannt. Es gibt aber sicherlich noch weitere Anbieter und die Suchmaschine eurer Wahl sollte euch hier weiterhelfen. Bei solchen Anbietern bekommt ihr eine fertig installierte Software und müsst euch um die Technik keine Sorgen machen.

Ein Zwischenweg kann es sein, einen eigenen Server zu mieten auf dem man eine vorinstallierte Software einrichtet. Der Hosting-Anbieter netcup stellt für seine Server beispielsweise fertige Server-Images für Jitsi zur Verfügung. Das erleichtert zwar die Einrichtung, um den Betrieb des Servers muss man sich aber trotzdem selbst kümmern. Hier greift also wieder der Hinweis, dass sich ein oder mehrere Personen bei euch im Verein gut damit auskennen sollten.

Wenn ihr nur ab und zu eine Videokonferenz machen wollt, kann ein frei verfügbarer Server auch eine Alternative sein. Insbesondere für Jitsi gibt es hier unzählige Server. Dabei betreibt jemand anderes den Server und lässt ihn bewusst offen, so dass jede:r den Dienst einfach so nutzen kann. Den Raum den ihr euch einrichtet, könnt ihr exklusiv für euch nutzen, aber den Server als Ganzes teilt ihr mit anderen. Das ist für euch natürlich sehr bequem. Ihr könnt einfach so loslegen und müsst nicht erst einen Vertrag abschließen oder komplexe Software auf eurem Server installieren.

Allerdings sollte man sich fragen wer hinter einem solchen Angebot steckt. Warum bietet der Betreiber des Servers diesen Dienst für alle kostenlos an? Hier gibt es im Wesentlichen drei Motive. Menschen die Verfechter freier Software sind, und vielfach ehrenamtlich an der Entwicklung der Software beteiligt sind, wollen der Allgemeinheit auch entsprechende Dienste zur Verfügung stellen. Also ein selbstloses Motiv. Dann gibt es genossenschaftlich organisierte Anbieter, die den Dienst ihren Mitgliedern, aber teilweise auch Dritten, gegen eine freiwillige Zahlung zur Verfügung stellen. Und zuletzt gibt es auch rein kommerzielle Anbieter, die einen entsprechenden Dienst als ergänzende Dienstleistung zu ihrem eigentlichen Geschäftsfeld kostenlos anbieten wollen. Also quasi als gute Tat mit ein bisschen Eigenwerbung, um mit ihrer eigentlichen Dienstleistung Geld zu verdienen.

An sich sind diese öffentlich verfügbaren Server also eine prima Sache. Die Krux ist allerdings zu erkennen, wer hinter einem solchen Server steckt und einzuschätzen ob man demjenigen vertrauen kann. Oftmals haben diese Server noch nicht einmal ein Impressum, von einer aussagekräftigen Datenschutzerklärung ganz zu schweigen. In jedem Fall solltet ihr euch darüber im Klaren sein, dass ihr keinerlei Kontrolle und Handhabe gegenüber einem solchen Anbieter habt. Das hat für die Nutzung im Verein ein paar Implikationen auf die ich weiter unten eingehe.

Gerade für Jitsi gibt es unzählige öffentlich zugängliche Server. Diese alle aufzulisten würde den Rahmen des Artikels sprengen. Ein paar der mir bekannten Server findet ihr aber in der folgenden Auflistung:

Anbieter Bemerkung
https://meet.jit.si/ Offizieller Jitsi-Server der Firma die maßgeblich hinter der Entwicklung von Jitsi steckt.
https://www.kuketz-meet.de/ Jitsi-Server von Mike Kuketz, einem IT-Sicherheits-Berater, der sich für freie Software einsetzt.
https://open.meet.switch.ch/ Jitsi-Server von Switch, dem Internet-Provider Schweizer Universitäten.
https://fairmeeting.net/ Jitsi-Server von fairkom, einer Art Genossenschaft die das Hosting von Open Source Software anbietet.
https://freejitsi01.netcup.net/ Jitsi-Server des deutschen Hosting-Providers netcup.
https://meet.golem.de/ Jitsi-Server der IT-Nachrichtenseite Golem.
https://meet.nixnet.services/b Einer der wenigen mir bekannten öffentlich verfügbaren BigBlueButton-Server.
https://senfcall.de/ Ein von Studierenden betriebener, öffentlich verfügbarer BigBlueButton-Server. Inklusive vorbildlichen Datenschutzhinweisen und Erklärung warum der Dienst kostenlos ist. [Nachtrag vom 04.05.2020]

Kommen wir nun also zu den proprietären Anbietern. Hier steckt ein klares Geschäftsmodell dahinter. Sie möchten mit dem entsprechenden Dienst Geld verdienen. Im Gegensatz zu den zuvor genannten Anbietern, setzte diese Anbieter dabei nicht auf freie Software, sondern haben eigene Software entwickelt. Das lassen sich diese Unternehmen bezahlen. Jedenfalls normalerweise. Denn es gibt Anbieter, die aufgrund der aktuellen Lage der Corona-Pandemie ihre Produkte zeitlich befristet kostenlos anbieten. Hier steckt natürlich die Idee dahinter, dass ihr dem Anbieter auch später treu bleibt und dann zu zahlenden Kunden werdet.

Zu diesen Anbietern zählen Cisco WebEx, Adobe Connect und GoToMeeting. Außerdem ist auch Microsoft Teams als Teil von Office 365 derzeit kostenlos verfügbar. Dafür müsst ihr jedoch über einen Microsoft-Vertriebspartner gehen und auf das entsprechende Angebot verweisen.

Es gibt aber auch proprietäre Anbieter, die gemeinnützigen Organisationen dauerhafte Preisnachlässe geben. Das funktioniert über das Portal Stifter-helfen, wo ihr auch andere Software günstiger beziehen könnt.

Dort gibt es zum einen Rabatte für den vieldiskutierten Anbieter Zoom. Über Stifter-helfen zahlt ihr eine Verwaltungsgebühr und erhaltet anschließend einen Preisnachlass auf die regulären Zoom-Tarife. Das Ganze lohnt sich allerdings nur, wenn ihr mehrere Moderatoren-Accounts benötigt. Mit nur einem Moderator fahrt ihr mit einer Registrierung direkt bei Zoom besser.

An dieser Stelle ein paar Worte zu der aktuellen Kritik an Zoom. Es gab in den letzten Wochen viel mediale Aufmerksamkeit für Sicherheits- und Datenschutzprobleme bei Zoom. Vieles von dem was geäußert wurde, war auch absolut berechtigte Kritik. Manche der Punkte betrafen jedoch auch schlicht Einstellungen, mit denen sich die Nutzenden scheinbar nicht vertraut gemacht hatten. Ähnliche Probleme könnten bei anderen Anbietern genauso auftreten. Auf mich wirkt es so, als ob Zoom aufgrund seiner Popularität ins Rampenlicht geraten ist und dementsprechend kritisch beäugt wurde. Bei anderen Anbietern gäbe es teils ähnliche Probleme zu finden. Außerdem hat Zoom extrem schnell auf die Vorwürfe reagiert, was ja erst mal positiv ist. Allerdings lassen manche der Probleme auch darauf schließen, dass IT-Sicherheit, gerade bei der zu installierenden Software, nicht immer im Vordergrund stand. Ich selbst habe also gemischte Gefühlte was Zoom als Anbieter betrifft. Wer sich ausführlicher damit beschäftigen will, dem empfehle ich den diesen Beitrag vom Datenschutz-Experten Stephan Hansen-Oest.

Gänzlich kostenlos gibt es dort Google für Non-Profits. Dieses Paket beinhaltet unter anderem die G Suite, welche wiederrum den Dienst Google Meet integriert. Hier erhaltet ihr also ein ganzes Softwarepaket, welches jedoch am besten funktioniert, wenn ihr es auch mit allen Teilnehmenden im vollen Funktionsumfang nutzt. Wenn ihr nur mal schnell eine Videokonferenz starten wollt, ist es hierüber etwas komplizierter als bei den anderen Lösungen.

Nicht zuletzt gibt es natürlich auch proprietäre Anbieter, die ihre Dienste zu regulären Preisen anbieten. Aktionen wie kostenlose Angebote zur Corona-Pandemie oder dauerhafte Preisnachlässe für Vereine können sich nur die größeren Player leisten. Kleine auf Videokonferenzen spezialisierte Anbieter können das nicht unbedingt.

Warum solltet ihr aber ein reguläres Angebot nehmen, wo es doch kostenlose oder zumindest für Vereine rabattierte Angebote gibt? Zum einen solltet ihr bedenken, dass manche der oben genannten Angebote zeitlich befristet sind. Zum anderen ist der Preis nur ein Teil der Rechnung und ihr solltet sehen wie der Anbieter und das Produkt zu eurem Verein passen. Von daher könnte ein reguläres Angebot am Ende die bessere Wahl für euch sein.

Es gibt eine ganze Reihe weiterer Anbieter, die ich an dieser Stelle gar nicht alle nennen kann. Einen Anbieter, der mir persönlich gut gefällt, möchte ich jedoch nennen. Und zwar ist dies der Dienst Whereby, der früher mal appear.in hieß. Der Dienst funktioniert rein browserbasiert ziemlich gut, so dass eure Teilnehmenden keine extra Software installieren müssen. Ich habe damit in der Pro-Version recht gute Erfahrungen gemacht und kann Whereby daher weiterempfehlen.

Dienste wie Skype, WhatsApp oder den Facebook Messenger kennen viele aus dem privaten Umfeld. Da könnte es also naheliegen, diese Tools auch für die Kommunikation in eurem Verein zu verwenden. Während dies für Absprachen unter einzelnen Vereinsmitgliedern vertretbar sein kann, spricht allerdings einiges gegen eine Verwendung für offiziellere Sitzungen oder den Verein als Ganzes:

  • Die Dienste sind ganz klar für Privatkunden konzipiert. In der Regel enthalten die Nutzungsbedingungen, die ihr durch die Installation akzeptiert habt, entsprechende Regelungen die eine Nutzung durch juristische Personen, wie euren Verein, ausschließen.
  • Da sich die Dienste an Privatkunden richten, bieten sie auch nicht die formellen Vereinbarungen zum Datenschutz, die ihr als Verein braucht.
  • Häufig sind die Tools auch für kleinere Gruppen konzipiert. Mit größeren Gruppen funktionieren sie nur schlecht oder gar nicht.
  • In der Regel benötigt man einen Account um die Dienste nutzen zu können. In dem Moment wo ihr ein solches Tool als Werkzeug für euren Verein nutzt, zwingt ihr eure Mitglieder sich selbst einen privaten Account bei dem jeweiligen Anbieter anzulegen.

Jetzt solltet ihr einen groben Überblick über die Anbieter haben und wissen aus welcher Richtung die jeweiligen Angebote kommen. Vielleicht habt ihr dabei schon gemerkt, in welcher Ecke ihr euch mit eurem Verein wohlfühlen könntet? Die eigentliche Entscheidung für einen konkreten Anbieter steht aber noch aus. Um diese zu treffen, kommt es auf ein paar Details an, die ich euch im Folgenden vorstellen möchte.

Auf welche Ausstattung es ankommt

Gehen wir noch mal einen Schritt zurück zu unserer fiktiven Urlaubsplanung. Ihr habt nun eine grobe Ahnung in welche Ecke es gehen soll. Trotzdem gibt es noch einige Details zu klären: Welche Unterkünfte stehen zur Verfügung, was wollt ihr dort unternehmen, braucht ihr irgendwelche Impfungen und wie sieht es mit dem Visum aus? Manche dieser Punkte hängen stark von euren Präferenzen ab, andere sind dringende Empfehlungen oder sogar rechtlich vorgegeben. Und genau so ist es bei den Details, die die Wahl eures Videokonferenz-Anbieters betreffen.

Wir wollen nun also klären, welche Ausstattungsmerkmale relevant sind und auf welche Details ihr achten solltet. Die verschiedenen Optionen für Videokonferenzen sind ein sehr breites Feld und nicht alles ist unmittelbar miteinander vergleichbar. Daher habe ich mich, wie schon erwähnt, ganz bewusst gegen eine Checkliste entschieden. Die folgenden Punkte sollen euch aber helfen, auf welche Details es im Allgemeinen zu achten lohnt.

Wie fühlt sich der praktische Umgang mit der Software an? Hier sind objektive Vergleiche wohl am schwierigsten und der beste Weg das herauszufinden ist ein praktischer Test. Konkrete Erfahrungen einzelner Mitglieder, aber auch Erfahrungsberichte die ihr online findet, können hier weiterhelfen.

Die Verbindungsqualität ist an dieser Stelle natürlich das A und O. Läuft die Videoverbindung flüssig und stabil? Können sich alle auf Anhieb verbinden oder sehen sich manche nur mit schwarzem Bild? An dieser Stelle punkten in aller Regel die proprietären Anbieter. Gerade bei Jitsi häufen sich die Berichte, dass es nur selten auf Anhieb klappt und die Verbindungsqualität ab einer Handvoll Teilnehmenden schnell in die Knie geht. Es gibt sicherlich auch gute Jitsi-Server wo das alles klappt, aber es ist scheinbar kein Kinderspiel das zuverlässig ans Laufen zu bekommen.

Auch die Audio-Verbindung kann mit Problemen verbunden sein. Knacken oder ein hoher zeitlicher Versatz können ein Gespräch schnell anstrengend werden lassen. Ein häufiges Problem ist auch, dass bei Teilnehmenden die über Lautsprecher verbunden sind, eine Rückkopplung entsteht. Einige Systeme haben eine Erkennung hierfür und stellen die Schwellwerte ab wann Sprache gesendet wird so ein, dass in der Praxis keine Probleme auftauchen. Reguliert ein Videokonferenzsystem dies aber nicht automatisch, müssen sich alle aktuell nicht sprechenden Teilnehmenden händisch stummschalten und ihr Mikro immer aktivieren, wenn sie sprechen wollen.

Einen Schritt zuvor, stellt sich natürlich die Frage wie ihr als Verein an euren Raum kommt. Könnt ihr mal eben einen Raum aufmachen oder muss man sich erst registrieren? Geht die Registrierung einfach und schnell? Braucht man eine Kreditkarte oder geht auch eine Zahlung auf Rechnung? Geht eine Registrierung nur unter Angabe einer E-Mail-Adresse oder sind weitere Dokumente (zum Beispiel für Vereinsrabatte) notwendig? Und wenn ihr euch für einen eigenen Server mit freier Software entscheidet, wie komplex ist die Installation und Einrichtung? Das sind sicherlich alles keine Punkte die einen Anbieter komplett ausschließen sollten, aber wenn die Vereinssitzung schon am nächsten Abend ansteht, können solche Details entscheidend sein.

Das Verbinden mit der Videokonferenz aus Sicht der Teilnehmenden ist der andere Punkt. Während immer häufiger ein Webbrowser ausreicht, benötigen einige Anbieter immer noch eine Software die man installieren muss. Eine zusätzliche Software zu installieren birgt jedoch auch Gefahren, weshalb manche Nutzende zu Recht skeptisch sind. Zudem kann es bedeuten erst einmal jemand mit Administrationsrechten rufen zu müssen und schränkt je nachdem Linux oder Mac-User ein. Auf Mobilgeräten ist meistens noch eine App erforderlich. Diese sollte dann aber auch für iOS und Android zur Verfügung stehen.

Und dann wäre da noch der weitere Ablauf beim Verbinden. Reicht die Angabe einer URL oder einer Meeting-ID? Oder muss man sich auch als Gast erst einmal samt Bestätigungs-E-Mail registrieren? Das kann schnell wertvolle Minuten kosten in denen die anderen Teilnehmenden warten müssen. Außerdem ist vermutlich nicht jede:r Teilnehmende bereit, sich mit einer privaten E-Mailadresse zu registrieren.

Stellt euch vor, ihr sucht einen echten Raum in dem ihr ein Treffen für euren Verein abhalten könnt. Auf dem Weg durch den Ort entdeckt ihr ein tolles neues Angebot, wo sich Vereine kostenlos treffen können. Ihr geht in das Haus und findet einen gemütlichen Raum vor. Allerdings hängen da Kameras und ihr fragt euch wer eigentlich hinter dem Angebot steckt. Es gab auch keine Erklärung am Eingang und es ist niemand da, den ihr fragen könntet. Würdet ihr andere Vereinsmitglieder in diesen Raum einladen? Wohl eher nicht, oder?

Genau dasselbe tut ihr aber, wenn ihr einen Videokonferenzserver eines euch unbekannten Anbieters nutzt. Der Anbieter kann in aller Regel auf die Inhalte eurer Kommunikation zugreifen. Daher solltet ihr zumindest wissen, wer hinter dem Angebot steckt. Gerade bei öffentlich nutzbaren Jitsi-Servern ist das aber oftmals gar nicht so offensichtlich. Ein Impressum und eine Datenschutzerklärung sollten daher das Mindeste sein. Ihr solltet euch außerdem fragen, aus welchen Motiven der Anbieter euch den Dienst zur Verfügung stellt.

Eine vertragliche Bindung zwischen eurem Verein und dem Anbieter, inklusive Vereinbarungen zum Datenschutz, kann natürlich ebenfalls Vertrauen stärken. Allerdings gab auch schon Fälle, wo sich herausgestellt hat, dass die Vereinbarungen das Papier auf dem sie geschrieben stehen nicht wert sind. Insgesamt also ein schwieriges Feld.

Und selbst wenn das Vertrauen zum Anbieter geklärt ist, sollte eure Videokonferenz vor dem Zugriff Dritter geschützt sein. Zudem sollte Software die zum Einsatz kommt euren Computer nicht gefährden. Dies waren die Punkte in denen beispielsweise Zoom negativ aufgefallen ist.

Da Vertrauen eine subjektive Komponente hat, kommen hier eure Präferenzen als Verein wieder zum Tragen. So ist manchen die Verwendung freier Software besonders wichtig und sie nehmen es in Kauf, wenn ein öffentlich verfügbarer Jitsi-Server keine Datenschutzerklärung hat. Das Vertrauen in die dahinterstehende Philosophie ist dann so groß, dass die formellen Regelungen zum Datenschutz zweitranging werden. Anderen wiederrum ist es wichtig formell korrekt dazustehen und sie wählen einen proprietären Anbieter, der auf dem Papier gut dasteht, aber wo man weiß, dass zumindest in der Theorie amerikanische Geheimdienste Zugriff auf die Daten haben.

Die Übertragung von Bild und Ton ist das allerwichtigste bei einer Videokonferenz. Logisch. Es gibt aber eine Reihe weiterer Funktionen, in denen sich die Systeme teils erheblich unterscheiden und die für euch eine Rolle spielen könnten:

  • Gibt es einen integrierten Chat und ist dieser einfach zu finden? Je nachdem was für eine Art von Sitzung ihr macht, kann es hilfreich sein, wenn die Teilnehmenden sich über den Chat zu Wort melden können, ohne dem Sprechenden ins Wort zu fallen.
  • Gibt es einen Webinar-Modus? Wenn ihr Informationsveranstaltungen mit vielen Teilnehmenden durchführt, kann eine reguläre Videokonferenz, bei der sich alle mit eigenem Bild verbinden, nicht unpassend sein. Hierfür bieten manche Anbieter spezielle Webinar-Räume oder die Möglichkeit, dass alle erst mal mit stummgeschaltetem Bild und Ton starten.
  • Was ist die generelle Beschränkung an Teilnehmenden bis zu der das System funktioniert? Hier unterscheiden sich die Systeme erheblich und ihr könntet je nach Anwendungszweck schnell an die Grenzen stoßen.
  • Gibt es eine einfach zu nutzende Moderationsfunktion? Wenn ihr größere Meetings habt, kann es hilfreich sein, wenn eine Moderierende die Teilnehmenden aktiv schaltet.
  • Ist der Raum abschließbar oder gibt es zumindest einen Warteraum aus dem die Moderierende neue Teilnehmende zulässt? Wenn neue Teilnehmende unerwünscht in eine Sitzung platzen, kann das sehr unangenehm werden.
  • Gibt es die Möglichkeit den Zugriff auf den Raum zusätzlich per Passwort zu sichern? Das kann ein sinnvoller zusätzlicher Schutz sein, ist aber eher zweitrangig, da ihr die Meeting-Adresse beziehungsweise ID nur euren Teilnehmenden geben solltet.
  • Besteht die Möglichkeit neben dem Kamerabild euren Bildschirm zu teilen? Manche Systeme erlauben es, dass ihr entweder ein einzelnes Fenster oder euren gesamten Computerbildschirm teilt. Dies kann für Präsentationen, aber auch beim gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten eine extrem hilfreiche Funktion sein.
  • Gibt es für euch sinnvolle Verknüpfungen zu anderen Systemen? Eine Verknüpfung zu Etherpads oder zu einer zugehörigen Lernumgebung können beispielsweise mit eingebaut sein.

Auch hier gibt es wieder keine allgemeingültige Liste, was ein Videokonferenz-System können muss. Es hängt von eurem konkreten Einsatzweck ab. Haltet daher bei der Auswahl eines Anbieters die Augen nach Punkten offen, die euch relevant erscheinen.

Unter dem Punkt „Vertrauen“ habe ich es weiter oben schon angesprochen. Längst nicht alle Anbieter sind unter formellen Gesichtspunkten datenschutzkonform nutzbar. Das gilt vor allem für frei verfügbare öffentliche Server. Aber auch bei den proprietären Anbietern ist es leider keine Selbstverständlichkeit.

Aber was sind die Punkte, auf die ihr hierbei achten solltet? Zuerst solltet ihr schauen ob der Anbieter sich überhaupt zu erkennen gibt. Es sollte also ein Impressum geben. In einer Datenschutzerklärung (oder Datenschutzhinweisen) sollte darüber informiert werden, welche personenbezogenen Daten der Anbieter erhält und wie er damit umgeht. Wenn ihr nichts Derartiges findet, sieht es schon mal schlecht aus.

Viele proprietäre Anbieter sitzen in den USA oder haben zumindest einen Teil ihrer Server dort. In diesem Fall muss der Anbieter sich nach dem Privacy Shield zertifiziert haben oder die sogenannten EU-Standardvertragsklauseln für den Datenschutz verwenden. Andernfalls ist der Transfer von personenbezogenen Daten in die USA nicht zulässig.

Am besten ist es zudem, wenn euer Anbieter den Abschluss eines sogenannten Vertrages zur Verarbeitung im Auftrag (auf Englisch meistens data protection agreement genannt) anbietet. In einem solchen Vertrag verpflichtet sich der Anbieter, dass er nur nach euren Weisungen handelt und den Dienst in eurem Auftrag erbringt. Ihr bleibt somit Herr eurer Daten und könnt den Videokonferenzdienst weitestgehend so behandeln, als würdet ihr ihn auf eurem eigenen Server betreiben. Dies gilt übrigens auch für Anbieter von Servern auf denen ihr eigenständig einen Videokonferenz-Dienst installiert.

Wenn ihr einen Vertrag zur Verarbeitung im Auftrag abgeschlossen habt, seid ihr auch dafür verantwortlich eure Teilnehmenden über geeignete Datenschutzhinweise über die Verwendung ihrer Daten zu informieren. Habt ihr einen solchen Vertrag nicht abschließen können, solltet ihr auf die Datenschutzhinweise des Anbieters verweisen.

Besonders wichtig ist ein solcher Auftragsverarbeitungsvertrag, wenn ihr formelle Vereinssitzungen wie eine Mitgliederversammlung darüber abhalten wollt. Andernfalls müsstet ihr eure Mitglieder „zwingen“ über den Dienst eines Dritten an der Mitgliederversammlung teilzunehmen, was schnell Zweifel an der korrekten Einberufung aufwerfen könnte. Durch die Verarbeitung im Auftrag seid ihr als Verein gegenüber dem Mitglied rechtlich gesehen der Anbieter der Videokonferenz.

Wichtig ist, dass ihr den Account beim Anbieter und alle restlichen Verträge auf euren Verein laufen lasst. Ein durch ein Mitglied privat abgeschlossener Vertrag, hilft euch in diesen rechtlichen Fragen nur bedingt weiter.

So viel in Kürze zum Thema Datenschutz. Eine ausführlichere Checkliste zum Datenschutz speziell für Videokonferenzen gibt es beispielsweise beim Rechtsanwalt Thomas Schwenke.

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Vielleicht merkt ihr gerade, dass ihr in eurem Verein beim Thema Datenschutz generellen Aufholbedarf habt oder erst einmal für euch selbst die Grundlagen legen müsst. Dann empfehle ich euch meinen Online-Kurs Datenschutz im Verein. An insgesamt fünf Terminen lernt ihr systematisch alle Grundlagen der Datenschutzgrundverordnung kennen und wir erarbeiten gemeinsam ein Grundgerüst, um Datenschutz in eurem Verein zu verankern.
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Mit diesen Punkten im Kopf könnt ihr die Webseiten von Anbietern sicherlich gezielter absuchen und eine für euren Verein passende Auswahl treffen.

Das konkrete Vorgehen

Zusammenfassend empfehle ich die folgende Vorgehensweise:

  1. Überlegt euch, was euch als Verein grundsätzlich wichtig ist und zu euch passt. Klärt dabei auch die Frage, welche finanziellen Ressourcen ihr aufbringen könnt. Das technische Know-how bei euch im Verein ist ein anderes Kriterium. Je nachdem wie ihr diese Fragen beantwortet, landet ihr ein einer anderen Ecke der Anbieter-Landkarte weiter oben. Damit habt ihr schon mal eine sinnvolle Vorauswahl getroffen und den Suchradius erheblich eingeschränkt.
  2. Schaut euch dann mehrere Anbieter an. Behaltet dabei die hier genannten „Ausstattungsmerkmale“ im Hinterkopf. Achtet auch hierbei wieder darauf, was zu euch als Verein und zu eurem konkreten Anwendungszweck passt. Erfahrungsberichte aus dem Netz oder Fachzeitschriften können auch sehr hilfreich sein um einen generellen Eindruck vom Anbieter zu bekommen.
  3. Wenn möglich, testet den Anbieter mit ein paar eurer Mitglieder. Das ist leider nicht bei allen Anbietern möglich. Andererseits sind die Vertragslaufzeiten meist auch nicht so lang, so dass man auch ruhig mal eine Mitgliedschaft für einen Monat abschließen kann.
  4. Registriert euch über den Verein beim Anbieter und schließt mögliche Ergänzungsverträge zum Datenschutz ab.

Wie ihr eine konkrete Sitzung abhaltet, wäre Thema für einen eigenen Artikel. Gerade die Moderation virtueller Sitzungen kann erst mal sehr ungewohnt sein. Ein paar weitergehende Tipps möchte ich euch an dieser Stelle aber dennoch mitgeben:

  • Macht euch vorab mit der Bedienung des Systems vertraut und konfiguriert den Raum so weit wie möglich. Häufig gibt es Einstellungsmöglichkeiten dafür wer in den Raum darf, wie viele Teilnehmende der Raum hat oder ob standardmäßig alle Mikrofone stummgeschaltet sind.
  • Verteilt die Zugangsdaten vorab an mögliche Moderatoren, so dass auch diese sich mit dem Raum vertraut machen können. Bei größeren Sitzungen kann es sinnvoll sein, dass es neben der Person die die sprechende Hauptrolle hat, jemand anderes die technische Moderation übernimmt.
  • Verschickt zusammen mit der Einladung ein paar Hinweise zur Technik. Also zum Beispiel, ob irgendwelche Software installiert werden muss. Weist darauf hin, dass die Benutzung von Kopfhörern dabei hilft, störende Rückkopplungen zu vermeiden. Hinweise zum Datenschutz und zum Anbieter gehören ebenfalls in die Einladung.
  • Bietet gegebenenfalls einen Vorab-Termin zum Testen der Technik an. Nichts ist nerviger, als die erste halbe Stunde der geplanten Sitzung mit der korrekten Einstellung von Technik zu verbringen. Falls ein extra Termin übertrieben scheint, bittet um ein etwas früheres Erscheinen, so dass ihr vorab ein paar Minuten habt um die technischen Probleme zu klären.
  • Moderiert die Sitzung aktiv. Durch die technische Verzögerung der Übertragung passiert es leider sehr leicht, dass man sich gegenseitig ins Wort fällt. Hier ist Disziplin bei allen Teilnehmenden das Mindeste, aber eine aktive Moderation kann auch helfen. Ein Handzeichen für die Wortmeldung zu vereinbaren, kann auch hilfreich sein. Das geht in manchen Systemen über einen speziellen Knopf, aber ein Winken in die Webcam oder eine kurze Meldung im Chat sind auch möglich.

Fazit

Der Wunsch einfach und schnell einen guten Anbieter für Videokonferenzen zu finden ist absolut nachvollziehbar. Leider ist die Lage recht unübersichtlich und die Anbieter und Systeme unterscheiden sich teils erheblich. Dabei kommt es auf viele Details, aber auch die „persönlichen“ Vorlieben eures Vereins an. Ich hoffe die hier genannten Kriterien helfen euch mit der Suche schneller voran zu kommen und eine für euch passende Lösung zu finden. Und wer weiß, vielleicht passt es ja so gut, dass ihr das digitale Arbeiten für eure Vereinsarbeit entdeckt und auch „nach Corona“ einen Teil eurer Arbeit darüber weiter macht.

Nachtrag vom 04.05.2020: Ergänzungen zu BigBlueButton

Seit Erscheinen des Artikels wurde die angesprochene Open-Source Lösung BigBlueButton immer populärer. Oftmals jedoch nur für geschlossene Gruppen, in Kombination mit den entsprechenden Lernumgebungen, und somit für die Allgemeinheit nicht nutzbar. Am 02. Mai ging jedoch der Dienst Senfcall.de online. Dieser sieht sehr vielversprechend aus. Neben der Tatsache, dass er scheinbar gut funktioniert, wurde hier vorbildlich auf eine datensparsame Konfiguration und Hinweise zum Datenschutz geachtet. Daher habe ich den Dienst in der Tabelle öffentlich verfügbarer Server aufgenommen. Außerdem habe ich die Thematik zu automatischen Aufzeichnungen bei BigBlueButton im Abschnitt „Freie Software selber hosten“ ergänzt.